Política de Tratamiento de Datos Personales & Uso Ético de Inteligencia Artificial
Compromiso institucional de la Corporación Educativa Syspro con la privacidad, el respeto al principio de Habeas Data, la seguridad de la información y la adopción responsable de sistemas de Inteligencia Artificial en todos sus canales académicos y digitales.
1. Identificación del Responsable del Tratamiento
Datos institucionales y de contacto legal de la entidad educativa.
Razón Social: Corporación Educativa Syspro
NIT: 822.004.616-8
Naturaleza: Institución de Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano (ETDH)
Certificación de Calidad: ICONTEC ISO 9001, NTC 5555, NTC 5581 & IQNet
Sede Principal: Calle 20 No. 34-32 Barrio La Florida, Villavicencio, Meta
Teléfonos Oficiales: (+57) 310 555 0450 / 60 (8) 663 7556 / 320 400 0019
Correo Radicación Habeas Data: info@syspro.edu.co
Portal Web Institucional: https://syspro.edu.co
2. Alcance y Ámbito de Aplicación
Grupos de interés y comunidades protegidas bajo esta política.
La presente política aplica a todas las bases de datos físicas, electrónicas, en la nube y sistemas automatizados de atención donde la Corporación Educativa Syspro actúa en calidad de Responsable del Tratamiento de datos personales. Cubre las siguientes audiencias:
Datos recopilados en preinscripciones, matrículas, notas, asistencia y plataforma Q10.
Historial académico, emisión de certificados, bolsa de empleo y seguimiento laboral.
Hojas de vida, contratos laborales, afiliaciones al sistema de seguridad social y nómina.
Convenios de prácticas, solicitud de practicantes técnicos y convenios empresariales.
Visitantes del portal web, usuarios de WhatsApp Business, formularios y actividades gamificadas.
Facturación electrónica, contratos de prestación de servicios y auditorías SGC.
3. Principios Rectores del Tratamiento (Ley 1581 de 2012)
Fundamentos éticos y jurídicos que rigen cada operación de tratamiento de datos.
El tratamiento es una actividad reglada que se rige bajo la Constitución Nacional y las leyes colombianas.
El tratamiento obedece a finalidades académicas e institucionales legítimas informadas previamente al titular.
Solo se recolectan datos mediante consentimiento previo, expreso e informado del titular.
La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
Se garantiza el derecho del titular a obtener información acerca de sus datos en cualquier momento.
Medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
4. Tratamiento de Datos de Menores de Edad & Datos Sensibles
Protección reforzada para adolescentes aspirantes a programas técnicos laborales.
Requisito de Matrícula para Menores de Edad:
Dado que los programas técnicos laborales de Syspro admiten aspirantes que hayan cursado grado noveno (9°) o bachilleres que pueden ser menores de 18 años, el tratamiento de sus datos personales se realiza respetando el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y sus derechos fundamentales. En estos casos, la autorización de tratamiento debe ser otorgada obligatoriamente por sus padres o representantes legales.
No se condicionará ninguna actividad académica a la entrega de datos de carácter sensible (datos biométricos, de salud o pertenencia a grupos étnicos), salvo aquellos estrictamente requeridos para la afiliación a la ARL durante la etapa de prácticas empresariales.
5. Marco de Uso Ético y Responsable de Inteligencia Artificial (Alineación ISO/IEC 42001:2023)
Adopción voluntaria y alineación de buenas prácticas con el Sistema de Gestión de IA (SGIA) e ICONTECLa Corporación Educativa Syspro, con el soporte técnico y arquitectónico de J&M Tech Solutions, implementa agentes conversacionales, motores de procesamiento de lenguaje natural y automatizaciones bajo los siguientes mandamientos éticos:
Todo usuario que interactúa a través de WhatsApp Business, web chat o formularios asistidos es informado explícitamente de que dialoga con un Asistente Virtual de IA. Se prohíbe cualquier simulación engañosa de identidad humana.
Las decisiones de matrícula formal, cobro de cartera, concesión de descuentos, emisión de certificados de paz y salvo y respuestas a PQRSF son validadas y ejecutadas por funcionarios humanos del área administrativa.
Los agentes de IA únicamente solicitan los datos indispensables para orientar al aspirante (nombre, programa de interés, sede y número de contacto). Está estrictamente prohibido solicitar contraseñas, claves bancarias o datos sensibles por chat.
La arquitectura implementa Web Application Firewall (WAF), filtros de sanitización anti-prompt injection (Final Safety Scrubber), límites de frecuencia de mensajes (Rate Limiting) y consumo serverless con cero exposición de API keys en frontend.
Los agentes consultan en tiempo real la base de datos oficial de programas, sedes y tarifas de Q10. No se generan ofertas engañosas ni se permite la discriminación por género, credo o condición socioeconómica.
Todos los logs de conversación y respuestas automáticas son registrados en bitácoras técnicas de auditoría para su revisión por parte del comité de calidad institucional y la dirección general.
6. Transferencia y Terceros Encargados del Tratamiento
Proveedores tecnológicos y de infraestructura con acuerdos de confidencialidad.
Para garantizar la prestación del servicio educativo, la Corporación Educativa Syspro cuenta con aliados tecnológicos que actúan como Encargados del Tratamiento bajo estrictos acuerdos de confidencialidad y protección de datos:
Gestión de matrículas, notas, asistencia y cartera académica.
Plataforma y aliado para financiación de matrículas y crédito educativo en cuotas.
Desarrollo web, integración de APIs, infraestructura de servidores y agentes de IA.
Canal de mensajería empresarial e interacción de soporte institucional.
7. Procedimiento para Consultas, Reclamos y Habeas Data
Canales oficiales y tiempos de respuesta legal conforme a la Ley 1581 de 2012.
Cualquier titular o su representante legal puede radicar solicitudes de consulta, actualización, rectificación o revocatoria de autorización siguiendo este procedimiento:
- Consultas: Máximo diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo.
- Reclamos y Supresión: Máximo quince (15) días hábiles conforme al Art. 15 de la Ley 1581.
Debe contener: Nombre completo, número de documento de identidad, descripción clara de los hechos, pretensión específica y datos de contacto para notificación.